ChatGPT ile 10 Adımlı Toplantı Notu ve Eylem Planı Promptu

Giriş: Neden ChatGPT ile toplantı notu?

Toplantı notlarını hızlı, tutarlı ve eyleme dönüştürülebilir hale getirmek için ChatGPT gibi dil modelleri güçlü bir destek sağlar. Bu tür modeller, toplantıdan çıkan kararları, eylem maddelerini ve riskleri sistematik biçimde toparlamanıza yardımcı olur. Pratik uygulama örnekleri ve iyi prompt örnekleri için ClickUp ve Sembly AI topluluk rehberleri yararlı referanslardır: ClickUp rehberi ve Sembly AI önerileri.

Bu makaleden ne alacaksınız?

• Uygulamaya hazır bir 10 adımlı prompt (tam metin).
• Her adımın ne yaptığına dair kısa açıklama ve örnekler.
• HTML tablo ve JSON çıktısı örnekleri (eylem maddeleri, RACI ve risk tablosu).
• Uygulama kontrol listesi, ipuçları ve gizlilik/uğru uyarıları.

10 adımlı prompt — Tam metin (kopyala-yapıştır için)

Toplantı bilgileri: [BAŞLIK], [TARİH], [KATILIMCILAR], [SÜRE], [GİRDİ: transkript veya notlar]. Sen toplantı notları ve eylem planı uzmanısın. Aşağıdaki 10 adımı sırayla uygula ve her adımı açık bir başlıkla ayır. Çıktıları belirtildiği formatta ver. 1) Yönetici brifingi: Tek sayfa (maks 200 kelime). İçerik: toplantı hedefi, 3–5 kilit karar ve beklenen etki(ler) (mümkünse metrik önerisi). 2) Kararlar: Her karar için – karar metni, gerekçe, değerlendirilen alternatifler, beklenen etki (metrik) ve tarih/saat damgası. 3) Eylem maddeleri: HTML tablo formatında ver. Kolonlar: ID, Eylem, Sahip (tam isim/rol), RACI (R/A/C/I), Teslim tarihi (YYYY-MM-DD), Öncelik (Yüksek/Orta/Düşük), Bağımlılıklar, Engeller, Notlar. Her eyleme kısa bir tahmini süre ekle (saat/gün). 4) RACI matrisi: Rollere göre açık eşleştirme (ör: Proje Yöneticisi = A, Pazarlama = C). 5) Risk analizi: Risk ID, risk tanımı, tür (teslimat/finansal/hukuki/itibar/teknik vb.), olasılık (Düşük/Orta/Yüksek), etki (1–5), azaltma önerisi, sorumlu. 6) Cevaplanmamış sorular: Soru, önerilen bilgi kaynağı, önerilen sorumlu ve son tarih. 7) Müşteri-dostu özet: Teknik jargondan arındırılmış kısa metin (maks 100 kelime). 8) Takip e-postası taslağı: Konu satırı + 3–5 cümlelik beden + atılacak ekler/başlıklar. 9) Kontrol noktaları: 7 ve 30 günlük KPI/denetim önerileri (en az 3 ölçüt). 10) JSON çıktısı: actions ve decisions dizilerini içeren makine-okunur versiyon (id, action, owner, due_date, raci, priority, dependencies, blockers, status). NOT: Eksik bilgi varsa ilgili alanı "Bilinmiyor" olarak işaretle ve atama önerisinde bulun. Örnek uygulamalar ve prompt setleri için ClickUp ve Sembly AI yönergelerini referans ver: https://clickup.com/tr/blog/236658/toplanti-notlari-icin-chatgpt-nasil-kullanilir ve https://sider.ai/tr/blog/ai-tools/top-20-prompts-to-get-the-most-out-of-sembly-ai-meeting-summaries.

Adım adım açıklama ve uygulama ipuçları

1. Yönetici brifingi

Amacı: Yöneticilerin bir bakışta kararları ve etkileri görmesi. Kısıt: 200 kelime. Bu bölümde sayısal hedef veya KPI önerisi eklemek faydalıdır (ör. "satış dönüşümünü %10 artırma hedefi").

2. Kararlar

Her kararı kısa ve gerekçesiyle birlikte yazın. Kararın arkasındaki alternatifleri belirtmek, ileride yapılacak denetimler için faydalıdır. Bu yapıyı Sembly AI örneklerindeki iyi uygulamalarla eşleştirebilirsiniz: Sembly AI önerileri.

3. Eylem maddeleri (HTML tablo)

Eylem maddelerini tabloya dökmek sahipliği ve teslim tarihlerini görünür kılar. Sahip alanı boşsa "Bilinmiyor" yazıp öneri sunun. Tablo, proje yönetim aracına (ör. ClickUp) kolayca aktarılabilecek şekilde düzenlenmelidir: ClickUp örnekleri.

4. RACI matrisi

RACI: Responsible (Sorumlu), Accountable (Hesap Verebilir), Consulted (Danışılan), Informed (Bilgilendirilen). RACI, belirsiz sorumlulukları azaltır. Promptunuzda net rol adları kullanın (ör. "Pazarlama Müdürü"), kısaltma değil.

5. Risk analizi

Riskleri türüne göre sınıflandırın (tedarik, finans, itibar vb.). Olasılık × etki yaklaşımıyla önceliklendirin. Her risk için bir azaltma adımı ve sahibi atayın.

6. Cevaplanmamış sorular

Toplantı sırasında açık bırakılan soruların takibi başarının anahtarıdır. Her soruya bir varsayılan sahip atayın ve son tarih ekleyin.

7. Müşteri-dostu özet

İçeriği sadeleştirerek müşteriye/girişim dışı paydaşlara gönderilebilecek bir versiyon hazırlayın. Jargon çıkarılmalı, sonuçlar ve beklenen etkiler öne çıkarılmalıdır.

8. Takip e-postası

Kısa ve net bir takip e-postası, eylem maddeleri ve teslim tarihlerini hatırlatır. Konu satırında toplantı adı ve tarih olsun. Örnek şablon makalenin örnek bölümünde yer almaktadır.

9. Kontrol noktaları ve KPI

7 ve 30 günlük kontrol noktaları için ölçülebilir KPI'lar (tamamlanan görev yüzdesi, gecikme sayısı, müşteri geri bildirimi) önerin.

10. JSON çıktısı

Makine-okunur JSON, görevleri otomasyon ve entegrasyon için hazırlar. Proje yönetim araçlarına (API) yükleme kolaylığı sağlar.

Örnek çıktı (kısa)

Yönetici brifingi (örnek)

Toplantı: Ürün lansmanı planlama (2026-04-02). Hedef: lansman takvimini kesinleştirmek ve pazarlama hazırlıklarını tamamlamak. Kilit kararlar: 1) Lansman tarihi 2026-06-15 olarak sabitlendi; 2) Beta kullanıcı listesinden 200 kişi hedeflenecek; 3) Lansman bütçesinin %10'u kullanıcı ödüllerine ayrılacak. Beklenen etki: ilk 3 ayda kullanıcı kazanımında %15 artış hedefleniyor.

Eylem maddeleri (örnek tablo)

Kontrol listesi (insan doğrulaması için)

• Kararlar doğru ve tarih damgası var mı?
• Eylem sahipleri atanmış mı? "Bilinmiyor" kalmadı mı?
• Teslim tarihlerinin uygulanabilirliği kontrol edildi mi?
• RACI tutarlı mı (aynı göreve birden fazla A atanmadı mı)?
• Riskler ve azaltma önerileri gerçekçi mi?
• Gönderilecek takip e-postası okunaklı ve net mi?

Hızlı ipuçları ve varyantlar

• Stand-up için: Yönetici brifing yerine 50–75 kelimelik "günlük özet" isteyin.
• Teknik toplantılar: "Beklenen etki" alanına performans metriği (latency, throughput) ekleyin.
• Resmi yöneticiler için daha resmi bir ton isteyin: "Resmi, kısa, üçüncü tekil" gibi talimat verin.
• Transkript varsa zaman damgalarını koruması için: "Konuşma zaman damgalarını sakla" deyin.

Gizlilik ve doğruluk uyarısı

Oluşturulan notlar, model tarafından üretilir ve insan doğrulaması gerektirir. Gizli veya kişisel verileri paylaşmadan önce şirket politikalarınızı kontrol edin. Hukuki veya tıbbi açıdan kritik konularda ilgili uzmanların onayı gereklidir.

Kaynaklar ve ileri okuma

Uygulama örnekleri ve ek prompt varyantları için: ClickUp — Toplantı notları için ChatGPT, Sembly AI — En iyi prompt örnekleri ve AIPRM — Özetle | Toplantı Notları.

Bu promptu kendi toplantı türünüze göre özelleştirerek başlayın, ardından kısa döngülerle çıktıyı insan gözetimiyle iyileştirin.